Frais de repas : calcul et impôts en 2023

Parmi les avantages en nature visés par l’article 82 du code général des impôts, il y a notamment les frais de repas.

En pratique, l’avantage en nature consiste, pour un employeur, à mettre à la disposition d’un salarié, un bien dont il est propriétaire ou locataire, soit gratuitement, soit pour un montant modique.

D’un point de vue fiscal, un avantage en nature est un élément de la rémunération du salarié. Il est donc imposable à l’impôt sur le revenu en tant que traitement et salaire.

Un avantage en nature peut faire l’objet d’une évaluation selon la valeur réelle, ou être déterminé forfaitairement.

Cela étant, si l’activité d’un salarié le contraint à prendre des repas en dehors de son domicile, il a la possibilité de déduire les frais supplémentaires en découlant, par rapport au prix d’un repas pris à domicile.

Cet article a pour objet de faire un point sur les modalités de calcul des frais de repas, ainsi que sur les conséquences fiscales qui en découlent en matière d’impôt sur le revenu en 2023.

Règles applicables aux frais de repas pris en charge par l’employeur

Le contrat de travail d’un salarié peut prévoir que celui-ci perçoit une somme en espèces, au titre de l’exercice de son activité professionnelle pour l’entreprise, ainsi que la valeur de repas fournis gratuitement par l’entreprise.

Lorsque l’employeur fourni gratuitement de la nourriture à un salarié, celle-ci constitue pour ce dernier un complément de rémunération ayant la forme d’un avantage en nature.

D’un point de vue fiscal, cet avantage en nature est imposé à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des traitements et salaires.

Pour constituer un élément de rémunération imposable, l’avantage en nature doit présenter deux caractéristiques.

Il doit tout d’abord est concédé gratuitement au salarié par l’entreprise au sein de laquelle celui-ci travaille.

Par ailleurs, la dépense, qui est prise en charge par l’entreprise, doit normalement incomber au salarié concerné.

Les principaux avantages en nature mentionnés par l’article 82 du code général des impôts sont la prise en charge des frais de nourriture, ainsi que la fourniture d’une voiture ou d’un logement de fonction.

La fourniture du repas par l’employeur au salarié fait l’objet d’une évaluation forfaitaire à 10,40 € par jour pour 2023 (le montant était de 10 euros pour 2022) et à la moitié de ce montant pour un repas (5,20 euros pour 2023 contre 5 euros pour 2022).

Les montants forfaitaires passent respectivement en 2024 de 10,40 à 10,70 euros, et de 5,20 euros à 5,35 euros.

A noter que si le salarié est en déplacement professionnel, et qu’il est remboursé par son employeur de ses frais de repas, l’avantage en nature correspondant à l’économie d’un repas pris normalement à domicile n’est pas en principe réintégré.

Il sera fait observer que des règles spécifiques s’appliquent pour les salariés des hôtels, restaurants, cafés, ainsi que pour les frais de repas des personnels éducatifs dans des établissements scolaires.

La déduction des frais de repas du revenu imposable du salarié

En pratique, et conformément aux dispositions de l’article 83-3° du code général des impôts, les salaires perçus par un salarié sont soumis à l’impôt sur le revenu après déduction de frais évalués forfaitairement à 10% de la rémunération déclarée.

Cette déduction est appliquée automatiquement par l’administration fiscale sur la rémunération déclarée.

Pour bénéficier de la déduction forfaitaire de 10%, aucun justificatif de dépenses professionnelles ne doit être fourni.

Un salarié, dont les frais professionnels seraient supérieurs à 10% de la rémunération imposable, aurait intérêt à renoncer à cette évaluation forfaitaire, et à opter pour la déduction des frais réels.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur la case « Options frais réels » lors du remplissage de la déclaration en ligne.

Il convient alors d’indiquer le montant déductible et le détail des frais correspondants.

Il est par ailleurs indispensable de conserver les notes de frais jusqu’à l’expiration du délai de reprise de l’administration fiscale (en principe 3 ans).

Les frais de repas pris sur le lieu de travail constituent en principe des dépenses qui ne sont pas déductibles du salaire. Ces frais sont en effet considérés comme des dépenses personnelles.

Toutefois, si le coût du repas est supérieur à celui d’un repas pris à domicile, la partie excédentaire s’analyse alors comme une dépense professionnelle.

Cela signifie qu’il est possible de déduire de la rémunération imposable la différence entre le prix du repas pris sur le lieu de travail, et celui d’un repas qui serait pris à domicile.

Lorsque le salarié n’est pas en mesure de justifier précisément du montant du repas pris à l’extérieur, il a alors la possibilité de déduire la dépense concernée à hauteur de 5,20 euros par repas en 2023 (5,35 euros en 2024).

Il s’agit d’une déduction forfaitaire.

Ce forfait peut être utilisé si le salarié ne bénéficie pas d’un restaurant d’entreprise près de son lieu de travail, et s’il n’a pas la possibilité de rentrer chez lui pour déjeuner (par exemple éloignement de son domicile par rapport au lieu de travail, ou durée trop courte de la pause déjeuner).

Il peut également bénéficier de la déduction forfaitaire si un restaurant d’entreprise se trouve à proximité de son lieu de travail, mais que ses horaires de travail ne lui permettent pas d’en profiter (c’est notamment l’hypothèse du salarié qui travaillerait la nuit).

Si le salarié bénéficie d’un restaurant d’entreprise à proximité de son lieu de travail, et qu’il peut en profiter, il peut alors déduire la différence entre le prix payé pour le « repas pris à la cantine » et le forfait précité de 5,20 euros en 2023 (5,35 euros en 2024).

Si le salarié déjeune en dehors de l’entreprise, la déduction correspond à la différence entre le coût du repas et le forfait précité de 5,20 euros (5,35 euros en 2024). Dans ce cas, il convient de conserver les justificatifs du coût du repas pris à l’extérieur.

A titre d’exemple, si le salarié concerné règle 14 euros de frais de repas, il a alors la possibilité de déduire de ce montant 5,20 euros. Il doit alors payer « de sa poche » la différence (8,80 euros).

Il découle de ces règles que le salarié ne peut pas déduire de son revenu imposable la valeur réelle du repas pris hors domicile. La déduction est limitée aux frais supplémentaires découlant de la prise d’un repas en dehors du domicile.

Bien entendu, si un salarié prépare lui-même son repas qu’il consomme sur son lieu de travail (cas de la gamelle), les frais correspondants ne sont pas déductibles de son revenu imposable.

Quoi qu’il en soit, il appartient au salarié concerné d’apporter la preuve que le montant dépensé présente un caractère professionnel. Il suffit généralement d’avoir une note de frais du restaurant concerné.

En pratique, pour la déclaration de revenus, il convient d’additionner les notes de restaurant, et de déduire 5,20 euros par repas en 2023 (5,35 euros en 2024). A noter que le montant était de 5 euros par repas en 2022.

Si le salarié bénéficie de tickets-restaurant, il doit alors soustraire de la somme obtenue le montant financé par son employeur.

Vous souhaitez en savoir plus sur les règles fiscales applicables aux frais de repas ? Dans ce cas, vous pouvez nous contacter via notre formulaire de contact.

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